E-Invoicing in Polen

Einfach, sicher, KSEF-READY.

Von der Eingabe bis zur KSeF-Übermittlung: nahtlos geprüft, compliant übermitteln.

Polnische E-Rechnungen senden & empfangen, ohne Compliance-Stress.

Polen wechselt vom Nachprüfungs- zum Abwicklungsmodell: Mit KSeF (Krajowy System e-Faktur) folgt das Land dem europaweiten Trend zur verpflichtenden E-Rechnung – seit 2026 schrittweise für alle B2B- und B2G-Transaktionen.

Im Multicorner-Modell agiert QITS als zertifizierter Access Point zwischen Rechnungssteller und KSeF-Plattform – validiert, rechtssicher und vollständig automatisiert. QITS übernimmt die vollständige Integration, damit Unternehmen compliant bleiben – ohne eigenen Entwicklungsaufwand.

Geltungsbereich

Wer ist betroffen?

Alle polnischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz (B2B, B2G & B2C)
Unternehmen mit polnischer Niederlassung (Fixed Establishment)
Auch ausländische Unternehmen, sofern sie über eine polnische Betriebsstätte steuerlich tätig sind.

Praxis für DE/ AT/ CH

Auch ohne gesetzliche Pflicht fordern polnische Partner zunehmend KSeF-Konforme Rechnungen. Eine technische Anpassung wird so de facto zur Notwendigkeit.

Wer ist ausgenommen?

Ausländische Firmen ohne polnische Steuernummer, Niederlassung oder Inlandsrechnungen.

Ausnahmen: Finanzinstrumente, Gerichtsurteilen oder Nachbuchungen.

Umsetzungszeitplan

Ab 01.01.2026 gilt KSeF-Pflicht für alle E-Rechnungen. 2026 ist eine straffreie Übergangsphase, doch die fristgerechte Übermittlung bleibt verpflichtend.

Ab 01.01.2027 greift die volle Durchsetzung mit automatisierten Sanktionen.

Pflichten im KSeF-System

Ausstellungspflicht

Rechnungen dürfen nur noch über KSeF erstellt werden (B2B)
Rechnung gilt erst nach Validierung im System als rechtlich ausgestellt
Ohne KSeF keine gültige Rechnung im B2B-Bereich

Empfangspflicht

Alle Unternehmen müssen Rechnungen über KSeF empfangen können
Keine Ablehnung technisch möglich

Strukturpflicht

Nur strukturierte Rechnungen im XML-Format erlaubt
Keine freien PDF- oder Papierformate mehr als Standard

Archivierung

Rechnungen werden zentral im staatlichen System gespeichert
Unternehmen müssen nicht mehr selbst archivieren (aber Zugriff sicherstellen)

Technische Anforderungen

KSeF ist ein sogenanntes Clearance System. Technisch basiert es auf einem XML-Schema, das auf den europäischen Standards UBL/ CII aufbaut, jedoch polnische Spezifikationen und strenge Validierungsregeln enthält. Die Rechnungsstellung erfolgt primär über: