Alles zur E-Rechnung –
Vorteile, Pflicht, Umsetzung

Was Unternehmen jetzt wissen müssen – inklusive der Fristen des Wachstumschancengesetzes

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung („elektronische Rechnung“) ist ein digital strukturiertes Dokument im XML-Format, das automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Anders als gewöhnliche PDF-Rechnungen enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen. Durch diese klare Struktur können Unternehmen E-Rechnungen direkt in ERP-Systemen weiterverarbeiten – ohne Medienbrüche oder manuelle Datenerfassung.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie eine herkömmliche Rechnung, enthält aber zusätzliche strukturierte Informationen in XML-Form. Beliebte Formate hierfür sind XRechnung (XML-basiert, Standard bei Behörden) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Diese Formate gewährleisten, dass die E-Rechnung automatisiert geprüft, validiert und archiviert werden kann.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Die Vorteile sind zahlreich:

Automatische Verarbeitung spart erheblich Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Kostenersparnisse durch Wegfall von Papier, Druck und Porto.
Schnellere Abwicklung von Zahlungsvorgängen und bessere Liquidität.
Höhere Transparenz und rechtssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO.
Zukunftssicherheit durch Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ab 2025.

Rechtlicher Rahmen und wichtige Fristen

Bereits heute besteht eine Verpflichtung für öffentliche Einrichtungen, E-Rechnungen anzunehmen (EU-Richtlinie 2014/55). Ab Januar 2025 gilt zusätzlich in Deutschland eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gemäß dem Wachstumschancengesetz. Unternehmen müssen dann Rechnungen verpflichtend elektronisch versenden und empfangen, wobei gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD genutzt werden müssen.

Formate und Übertragungswege

Die wichtigsten Formate im Überblick:

Format	Beschreibung
XRechnung	XML-basiertes Pflichtformat im öffentlichen Sektor.
ZUGFeRD	Hybrid (PDF + XML) ideal für B2B-Transaktionen.
Peppol BIS Billing 3	Internationaler Standard für Auftraggeber (z. B. Behörden)

Übertragungswege: PEPPOL-Netzwerk, X-Mail, SFTP, ERP-Cloud-Anbindung.

Schritt-für-Schritt zur E-Rechnung

Datenexport aus ERP:

Extrahiere die relevanten Rechnungsdaten aus deinem ERP-System.

Formatwahl:

Entscheide dich für das passende Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).

Validierung:

Prüfe die Struktur automatisch auf EN 16931- und GoBD-Konformität.

Zustellung:

Versende die E-Rechnung über PEPPOL oder andere sichere Kanäle.

Empfang & Archivierung:

Sorge für die sichere Ablage – GoBD- & DSGVO-konform.

FAQ – Häufige Fragen zur E-Rechnung

Benötigt die E-Rechnung eine digitale Signatur?

Nein, die strukturierte E-Rechnung benötigt in der Regel keine digitale Signatur, wenn sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Wie lange muss ich E-Rechnungen archivieren?

E-Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang revisionssicher archiviert werden, um GoBD- und DSGVO-konform zu sein.

Was passiert, wenn ich nicht auf E-Rechnung umstelle?

Ab 2025 drohen Unternehmen, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung einsetzen, rechtliche Konsequenzen, Probleme mit der Buchhaltung und Nachteile beim Vorsteuerabzug.

Benötigst du Unterstützung bei der Umstellung?

Unsere Experten unterstützen dich dabei, deinen Prozesse optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Kontaktiere uns – wir beraten dich persönlich und unverbindlich.