E-Rechnungen in Softwarefirmen

Warum sich E-Rechnungen für dich als Softwareanbieter lohnen

Mit der zunehmenden Verpflichtung zu B2B-E-Rechnungen in der EU rückt das Thema immer mehr in den Fokus von Softwareunternehmen. Diese gesetzlichen Vorgaben bieten jedoch nicht nur Herausforderungen – sondern auch eine große Chance.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

E-Rechnungen sind nicht einfach nur digitale PDFs. Während PDFs vor allem für Menschen lesbar sind, bestehen echte E-Rechnungen aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Dieses maschinenlesbare Format ist eine entscheidende Voraussetzung, damit der Prozess automatisierbar wird.

Warum E-Rechnungen bald Pflicht werden

In vielen EU-Ländern werden E-Rechnungen nach und nach gesetzlich vorgeschrieben. Insbesondere für B2B-Geschäfte zeichnet sich ein flächendeckender Rollout ab, in vielen Ländern mit Zieljahr 2026.

Warum E-Rechnungen eine Win-Win-Situation sind

Für Regierungen: E-Rechnungen helfen, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und Einnahmen transparenter zu machen.
Für Unternehmen: Digitale Rechnungsprozesse sparen Zeit, senken Fehlerquoten und reduzieren Verwaltungskosten.
Effizienz: Automatisierte machine-to-machine Prozesse verhindern verlorene Rechnungen, beschleunigen Zahlungen und senken administrativen Aufwand deutlich.

Welche Rollen spielen Softwareanbieter dabei?

Softwarefirmen sind essenziell, um E-Rechnungen vollständig zu automatisieren: Der strukturierte Aufbau der Rechnungsdaten muss in der eigenen Software verarbeitet werde und die Verbindung zu einem E-Zustellnetzwerk muss hergestellt sein. Ein besonders wichtiger Partner ist dabei PEPPOL, ein standardisiertes EU-Netzwerk.

Es ist sicher, weit verbreitet und skalierbar
Jedes Unternehmen erhält eine eigene “Enterprise-Nummer”: über Zugangspunkte (Access Points) werden Rechnungen verschickt und empfangen.
Die einfachste und wirtschaftlichste Lösung für Softwarefirmen ist dabei die Nutzung einer fertigen API – statt eigene Access-Pints zu bauen oder alte EDI-Lösungen zu pflegen.

Vorbereitung auf die Zukunft: Standards & Datenformate

Eine wichtige Herausforderung sind die noch nicht vollständig einheitlichen Vorgaben für Datenformate. Um langfristig flexibel und konform zu bleiben, wird empfohlen:

Zukunftssichere Verbindung:

Die eingesetzte API sollte 100 % aller Datenanforderungen abdecken – nicht nur 80 % .

Standards im Auge behalten:

Als Ausgangspunkt eignen sich etwa PEPPOL BIS oder X-Rechnungen.

Früh starten:

Da etwa Deutschland ab 2027 nur noch E-Rechnungen erlaubt, lohnt es sich, schon heute mit der Implementierung zu beginnen.

Formate und Mandate: Mehr Vielfalt erlaubt?

Ja, es ist wahrscheinlich, dass Softwareanbieter künftig mehrere Formate unterstützen müssen. In vielen Ländern wird zwischen UBL und CI ein Wahlrecht bestehen. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, kann die Nutzung von PEPPOL BIS 3.0 langfristig sinnvoll sein.

Fazit: E-Rechnungen als strategische Chance

Die geplanten EU-weiten E-Rechnungs-Mandate bieten Softwareunternehmen eine echte Wachstumschance.
Wer früh auf flexible, skalierbare APIs setzt, kann die Integration schnell realisieren und gleichzeitig hohe Investitionskosten vermeiden.
Der Fokus sollte auf Zukunftssicherheit liegen: Die Software muss alle relevanten Datenfelder abdecken und flexibel genug sein, um mit neuen gesetzlichen Anforderungen mitzuwachsen.
Zusätzlich bieten sich spannende Innovationsfelder – etwa KI oder Blockchain –, die über das bloße “Muss” hinaus echten Mehrwert schaffen können.