PDF vs. ZUGFeRD

Warum ein PDF keine ZUGFeRD-Rechnung ist – und alte Layouts ausgedient haben

Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung steigen – nicht zuletzt durch Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL. Dennoch herrscht vielerorts noch der Irrglaube, ein einfaches PDF sei bereits „digital genug“. Doch Vorsicht: Ein PDF allein erfüllt nicht die Kriterien einer strukturierten E-Rechnung. Und wer alte Rechnungslayouts einfach in ein ZUGFeRD-Dokument überträgt, verschenkt Chancen auf Automatisierung – oder riskiert sogar formale Fehler.

PDF ≠ strukturierte E-Rechnung: Wo der Unterschied liegt

Ein normales PDF stellt eine Rechnung lediglich visuell dar – ähnlich wie ein Ausdruck oder ein Scan. Es enthält keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die von ERP- oder Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Die Folge:

Manuelle Datenerfassung oder fehleranfällige OCR-Erkennung ist nötig.
Medienbrüche erschweren automatisierte Abläufe.
Prozesse wie Zahlungsabgleich oder Genehmigungsworkflows sind kaum realisierbar.

Im Gegensatz dazu basiert eine echte E-Rechnung – etwa im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat – auf strukturierten XML-Daten, die den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und direkt digital weiterverarbeitet werden können.

PDF vs. ZUGFeRD / XRechnung

Was unterscheidet eine klassische PDF-Rechnung von einer echten E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat? Die folgende Übersicht zeigt die drei wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Aspekt	PDF (klassisch)	ZUGFeRD / XRechnung
Verarbeitbarkeit	Keine strukturierten Daten – manuelle Eingabe oder OCR nötig	Maschinenlesbar – direkte Verarbeitung in ERP /& Buchhaltung möglich
Rechtliche Gültigkeit	Nicht EU-konform – erfüllt gesetzliche Anforderungen (z.B. E-Rechnungspflicht) nicht	Vollständig konform mit EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationalen Vorgaben
Automatisierung	Medienbrüche und hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse	End-to-end digitale Workflows – schnell, effizient und skalierbar

ZUGFeRD richtig einsetzen heißt mehr als nur XML anhängen

Das Format ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – ideal für den Übergang zwischen Papierwelt und digitaler Automatisierung. Doch die Umsetzung zählt: Wer nur das XML in ein altes PDF-Layout einbettet, vergibt wichtige Vorteile. Häufige Probleme sind:

Formale Fehler, die bei der Rechnungsprüfung durch öffentliche Auftraggeber zur Ablehnung führen können.
Inkonsistenzen zwischen visuellem Layout und XML-Daten.
Layouts, die nicht maschinenoptimiert, barrierefrei oder digital verständlich sind.

So gelingt die Umsetzung strukturierter E-Rechnungen:

Für eine rechtskonforme und effiziente Nutzung von Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung gilt:

Entwickle ein modernes, digitales Rechnungslayout, das auf Klarheit und Struktur ausgelegt ist.
Stelle sicher, dass die Inhalte in PDF und XML immer identisch sind.
Automatisiere den gesamten Erstellungs- und Versandprozess – ohne manuelle Nachbearbeitung.