Vom Briefversand zur Omnichannel-Kommunikation

Von Papier zur Performance: So machst du deine Kundenkommunikation digital

Du willst von Briefversand auf digitale Kanäle umstellen, aber der Aufwand scheint zu groß? Mit QITS BPO gelingt dir der Wechsel ganz entspannt: Wir übernehmen den kompletten Prozess und bringen deine Kommunikation schnell, sicher und ohne Zusatzbelastung ins digitale Zeitalter.

Die digitale Transformation verändert grundlegend, wie Unternehmen mit ihren Kundinnen und Kunden kommunizieren. Doch viele Organisationen stehen vor der Frage, wie der Übergang von papierbasierten Prozessen zu digitalen Kanälen gelingen kann, ohne die eigenen Ressourcen zu überfordern. Die Antwort liefert das Business Process Outsourcing (BPO) mit QITS. Als erfahrener Partner begleitet QITS Unternehmen aktiv auf diesem Weg, ohne dass sie selbst tief in technische Details oder Umsetzungsaufwand einsteigen müssen.

Chancen digitaler Kommunikation

Der Umstieg auf digitale Prozesse bietet gleich mehrere Vorteile. Unternehmen profitieren von reduzierten Kosten, da Druck, Porto und manuelle Bearbeitung entfallen oder stark reduziert werden. Gleichzeitig ermöglichen digitale Kanäle eine sofortige Zustellung und deutlich mehr Flexibilität. Mit Omnichannel-Kommunikation können Nachrichten per E-Mail, SMS, App, Kundenportal oder weiterhin auch auf Papier zugestellt werden. Die personalisierte Ansprache über mehrere Kanäle steigert die Kundenzufriedenheit, während nachhaltige Prozesse den CO₂-Fußabdruck senken.

Wie QITS den Wandel gestaltet

QITS übernimmt die gesamte Kommunikation im Rahmen eines End-to-End-BPO-Modells: von der Datenübernahme bis zur Ausspielung auf dem gewünschten Kanal. Alle Kommunikationswege werden zentral gesteuert und kontinuierlich optimiert. Gemeinsam mit dem Kunden entwickelt QITS eine individuelle Transformationsstrategie und setzt diese strukturiert um. Die Basis bilden leistungsstarke Technologien, KI-gestützte Prozesse und Plattformen, die höchste Anforderungen an Sicherheit und Compliance erfüllen.

Beispiel aus der Praxis

Ein mittelständischer Energieversorger hat sein Outputmanagement bereits vor rund zehn Jahren an QITS ausgelagert. Zu Beginn wurden sämtliche Dokumente ausschließlich physisch versendet. Heute läuft mehr als die Hälfte der Kundenkommunikation digital – per E-Mail, Kundenportal oder App. QITS hat diesen Wandel in mehreren Schritten begleitet:

Einführung digitaler Kanäle wie E-Mail, Portal und App
Anpassung und Steuerung der Datenströme für digitale Ausgabe
Integration digitaler Vertragsabschlüsse
Reduzierung des Papieranteils, ohne das operative Tagesgeschäft zu beeinträchtigen

Das Ergebnis spricht für sich: Über 30 Prozent Kostensenkung, schnellere Zustellung, höhere Kundenzufriedenheit und kaum zusätzliche Belastung für die internen Ressourcen des Versorgers.

Warum QITS überzeugt

Mit über 30 Jahren Erfahrung in regulierten Branchen bringt QITS das nötige Fachwissen und die technische Infrastruktur mit, um komplexe Kommunikationsprozesse sicher und effizient zu steuern. Die eingesetzten Lösungen erfüllen höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards und werden vollständig in Deutschland betrieben. QITS denkt weiter als viele andere Dienstleister – nicht nur in der Umsetzung, sondern bereits in der Planung und strategischen Begleitung der digitalen Transformation

Fazit

Digitale Transformation ist kein einmaliger Schritt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit dem BPO-Angebot von QITS gelingt der Wandel von physischem Versand hin zur intelligenten, digitalen Kommunikation reibungslos und ressourcenschonend.