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Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument in einem strukturierten Format gemäß der Europäischen Norm EN 16931, das eine automatische, maschinelle Verarbeitung ermöglicht – etwa als reines XML (XRechnung) oder als Hybridformat mit eingebettetem XML in einem lesbaren PDF (ZUGFeRD). Eine einfache PDF- oder Papierrechnung ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung nicht.

Eine PDF-Rechnung ist nur ein digitales Bild einer Rechnung – sie muss manuell verarbeitet werden. Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte XML-Daten, die automatisch von ERP-Systemen verarbeitet werden können – ohne Medienbrüche oder manuelle Eingabe.

Auf den ersten Blick ähnelt sie einer normalen Rechnung. Sie enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten. Beim Format ZUGFeRD ist das XML direkt in ein lesbares PDF eingebettet – du siehst also beides in einem Dokument.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (bei PDF mit Zustimmung des Empfängers). Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen noch bis 31.12.2027 Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen. Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann ausnahmslos für alle B2B-Unternehmen.

Grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland – die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025 für alle, unabhängig von Größe oder Branche. Bei der Ausstellung von E-Rechnungen gibt es jedoch Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit (müssen aber weiterhin empfangsbereit sein), ebenso Rechnungen über steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Auch öffentliche Einrichtungen müssen E-Rechnungen bereits heute empfangen können.

Unternehmen riskieren rechtliche Probleme durch fehlende Archivierung, falsche Formate oder unvollständige Daten – bis hin zu steuerrechtlichen Konsequenzen.

Das Wachstumschancengesetz ist die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland (§ 14 UStG). Es schreibt vor, dass alle B2B-Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Der Versand wird stufenweise verpflichtend: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 dann für alle B2B-Unternehmen.

XRechnung ist ein XML-basiertes Pflichtformat im öffentlichen Sektor in Deutschland. Es ist rein maschinenlesbar und wird vor allem für B2G-Rechnungen an Behörden verwendet.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format – es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Es ist ideal für B2B-Transaktionen, da der Empfänger die Rechnung sowohl maschinell als auch visuell lesen kann.

PEPPOL ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es ermöglicht den grenzüberschreitenden Versand von E-Rechnungen über zertifizierte Access Points – europaweit und darüber hinaus.

XRechnung ist rein XML-basiert und maschinenlesbar – ideal für Behörden. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML – ideal für B2B, da die Rechnung auch visuell lesbar ist. Beide erfüllen die EN 16931 Norm.

E-Rechnungen können über das PEPPOL-Netzwerk, X-Mail, SFTP oder direkte ERP-Cloud-Anbindungen übertragen werden. QITS unterstützt alle gängigen Übertragungswege.

QITS bietet nahtlose Integration in alle gängigen ERP-, DMS- und Finanzsysteme wie SAP, Microsoft Dynamics oder d.velop – für durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

In 5 Schritten: Datenexport aus dem ERP → Formatwahl (XRechnung, ZUGFeRD) → Validierung nach EN 16931 → Zustellung über PEPPOL oder andere Kanäle → Empfang & GoBD-konforme Archivierung.

QITS übernimmt den kompletten Rechnungsprozess: Empfang, Formatierung, Versand und Monitoring. Jeder Schritt ist im Audit-Trail nachvollziehbar – egal welches Format oder welcher Übertragungsweg gewünscht wird.

Ja – QITS ist ISO 27001:2022-zertifiziert, DSGVO-konform und betreibt alle Systeme in einer Private Cloud in Deutschland. Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert.

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Eine GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Rechnungen manipulationssicher, vollständig und zeitgerecht gespeichert werden – eine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland.

Ja – QITS unterstützt alle gesetzlich vorgeschriebenen Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL BIS und hält alle Compliance-Anforderungen ein. Mit QITS bist du unabhängig von deiner Unternehmensgröße für die jeweils für dich geltenden Fristen – 2025, 2027 oder 2028 – vollständig vorbereitet.