WISSEN

Eine E-Rechnung ist ein digital strukturiertes Dokument im XML-Format, das automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Anders als ein PDF enthält sie maschinenlesbare Daten gemäß der Europäischen Norm EN 16931 – direkt verarbeitbar im ERP-System, ohne manuelle Dateneingabe.

Eine PDF-Rechnung ist nur ein digitales Bild einer Rechnung – sie muss manuell verarbeitet werden. Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte XML-Daten, die automatisch von ERP-Systemen verarbeitet werden können – ohne Medienbrüche oder manuelle Eingabe.

Auf den ersten Blick ähnelt sie einer normalen Rechnung. Sie enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten. Beim Format ZUGFeRD ist das XML direkt in ein lesbares PDF eingebettet – du siehst also beides in einem Dokument.

Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gemäß dem Wachstumschancengesetz. Ab 01.01.2027 sind PDF- und Papierrechnungen im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland – unabhängig von Größe oder Branche. Auch öffentliche Einrichtungen müssen E-Rechnungen bereits heute empfangen können.

Unternehmen riskieren rechtliche Probleme durch fehlende Archivierung, falsche Formate oder unvollständige Daten – bis hin zu steuerrechtlichen Konsequenzen.

Das Wachstumschancengesetz ist die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Es schreibt vor, dass ab 2025 alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen müssen und ab 2027 auch versenden müssen.

XRechnung ist ein XML-basiertes Pflichtformat im öffentlichen Sektor in Deutschland. Es ist rein maschinenlesbar und wird vor allem für B2G-Rechnungen an Behörden verwendet.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format – es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Es ist ideal für B2B-Transaktionen, da der Empfänger die Rechnung sowohl maschinell als auch visuell lesen kann.

PEPPOL ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es ermöglicht den grenzüberschreitenden Versand von E-Rechnungen über zertifizierte Access Points – europaweit und darüber hinaus.

XRechnung ist rein XML-basiert und maschinenlesbar – ideal für Behörden. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML – ideal für B2B, da die Rechnung auch visuell lesbar ist. Beide erfüllen die EN 16931 Norm.

E-Rechnungen können über das PEPPOL-Netzwerk, X-Mail, SFTP oder direkte ERP-Cloud-Anbindungen übertragen werden. QITS unterstützt alle gängigen Übertragungswege.

QITS bietet nahtlose Integration in alle gängigen ERP-, DMS- und Finanzsysteme wie SAP, Microsoft Dynamics oder d.velop – für durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

In 5 Schritten: Datenexport aus dem ERP → Formatwahl (XRechnung, ZUGFeRD) → Validierung nach EN 16931 → Zustellung über PEPPOL oder andere Kanäle → Empfang & GoBD-konforme Archivierung.

QITS übernimmt den kompletten Rechnungsprozess: Empfang, Formatierung, Versand und Monitoring. Jeder Schritt ist im Audit-Trail nachvollziehbar – egal welches Format oder welcher Übertragungsweg gewünscht wird.

Ja – QITS ist ISO 27001:2022-zertifiziert, DSGVO-konform und betreibt alle Systeme in einer Private Cloud in Deutschland. Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert.

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Eine GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Rechnungen manipulationssicher, vollständig und zeitgerecht gespeichert werden – eine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland.

Ja – QITS unterstützt alle gesetzlich vorgeschriebenen Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL BIS und hält alle Compliance-Anforderungen ein. Mit QITS bist du sowohl für die Pflicht 2025 als auch 2027 vollständig vorbereitet.