E-Rechnung: Pflicht, Chance oder Risiko? Wir klären auf!
Die digitale Transformation im Rechnungswesen ist längst keine Option mehr, sondern Gesetz. QITS macht aus dieser Verpflichtung einen echten Wettbewerbsvorteil.
Die wichtigsten Meilensteine
Ausstellungspflicht 2028:
Die digitale Rechnung wird zum verbindlichen Standard für jedes Unternehmen in Deutschland.
Wichtig: Papier- und reine PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz erfüllen ab diesen Zeitpunkten die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr.
Dein E-Rechnungsprozess
Effizienz entsteht durch Automatisierung. So sieht ein durchgängig digitaler Prozess mit der QITS Document Platform aus.
Erstellung
Deine Rechnung entsteht im gesetzlich vorgeschriebenen Format, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD.
Versand
Übertragung über eine zertifizierte Plattform oder einen sicheren Übermittlungsweg.
Empfang
Sichere Ankunft im E-Rechnungspostfach deines Geschäftspartners.
Verarbeitung
Automatisierte Prüfung und Validierung der Daten – ohne manuellen Aufwand.
Integration
Direkte Übergabe an deine Buchhaltungssoftware – ganz ohne Medienbruch.
Welches Format passt zu deinem Unternehmen?
Die richtige Wahl hängt von deinen Geschäftspartnern und deiner Systemlandschaft ab.
XRechnung
Standard für die öffentliche Verwaltung (XML-Format nach EN16931)
Einsatzgebiet: Behörden & öffentlicher Sektor
ZUGFeRD
Hybrid-Format (XML + PDF/A-3) – lesbar für Mensch und Maschine.
Einsatzgebiet: B2B-Standard, sehr verbreitet
PEPPOL
Internationaler Standard für sicheren, grenzüberschreitenden Datenaustausch.
Einsatzgebiet: Grenzüberschreitender Handel
QITS Rat: Wir analysieren deine Partnerschaften und beraten dich, welches Format und welcher Übertragungsweg – z. B. über Peppol – die optimale Lösung für deine Infrastruktur ist.
Warum sich der Umstieg lohnt
Viele Unternehmen versenden Rechnungen noch per E-Mail. Das birgt immense Risiken.
E-Rechnung per E-Mail
- Manueller Versand
- Hohe Fehleranfälligkeit
- Erhöhtes Betrugsrisiko durch Phishing
- Medienbrüche und ineffiziente Prozesse
- Hoher Personalaufwand
E-Rechnung mit QITS
- Strukturierte, maschinenlesbare Daten
- Automatisierte Weiterverarbeitung
- Sichere, revisionssichere Übermittlung
- Nahtlose Integration in deine Buchhaltung
- Anbindung an sichere Netzwerke (z.B. PEPPOL)
Die Risiken bei Verstößen
Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht ist keine Bagatelle. Die Folgen können für dein Unternehmen existenzbedrohend sein.
- Bußgelder: Bis zu 5.000€ bei Verstößen gegen die Ausstellungspflicht (§26a UStG).
- Vorsteuerabzug: Nicht gesetzeskonforme Eingangsrechnungen führen zu spürbaren Liquiditätsnachteilen.
- Steuerliche Folgen: Erhöhter Prüfungsaufwand und Beanstandungen bei künftigen Betriebsprüfungen.
- Operative Lähmung: Abgelehnte Rechnungen, verzögerte Zahlungen und massiver Verwaltungsaufwand.
Kurz gesagt: E-Rechnung ist eine Organisationsaufgabe, keine reine IT-Installation. Nur wenn Software, klare Prozesse, saubere Daten und geschulte Mitarbeiter zusammenwirken, entsteht echter Mehrwert.
Individuelle Lösung statt Standard-Paket
“Connected to tomorrow” heißt für uns: Wir sind nicht nur Lieferant, sondern dein Partner – von der Analyse bis zum laufenden Support.
Lass uns gemeinsam prüfen, wie du deine E-Rechnungsprozesse digitalisierst, optimierst und absicherst.
Automatisierte Verarbeitung
Vollautomatische Rechnungsverarbeitung ohne manuellen Aufwand
Zeitersparnis
Bis zu 80% weniger Zeitaufwand in der Rechnungsbearbeitung
Rechtssicherheit
100% konform mit deutschen und europäischen Standards
Schnelle Implementierung
Einfaches Partner-Self-Service-Portal ohne technische Hürden
Zertifiziert für Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit:
QITS PRO QUO –
Beratung mit Kopf und Herz
Deine Ansprechpartner
Niclas Almstadt
Martin Halfmann