ZUGFeRD vs XRechnung

ZUGFeRD vs XRechnung: Warum die PDF-Rechnung ausgedient hat

Noch bis vor Kurzem war es der Standard schlechthin: Rechnung in Word oder Excel erstellen, als PDF exportieren, per E-Mail verschicken – fertig. Seit dem 1. Januar 2025 ist dieser Schritt im B2B-Geschäft zwischen deutschen Unternehmen nicht mehr durchführbar. Die E-Rechnungspflicht ist da, und mit ihr zwei Namen, die man plötzlich überall liest: ZUGFeRD und XRechnung.

Wer zum ersten Mal mit dem Thema in Berührung kommt, stellt sich meist zwei Fragen: Was unterscheidet eine „echte“ E-Rechnung eigentlich von der PDF, die ich schon immer verschickt habe? Und welches der neuen Formate ist das richtige für mein Unternehmen? Genau darum geht es in diesem Beitrag – einen kompletten Überblick über alle Aspekte der E-Rechnung findest du außerdem in unserem Wissensbereich rund um die E-Rechnung.

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PDF vs. E-Rechnung

Der häufigste Denkfehler zuerst: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung – auch wenn sie digital verschickt wird. Eine PDF ist im Kern nichts anderes als ein digitales Foto einer Papierrechnung. Sie sieht für uns Menschen aus wie eine Rechnung, aber ein Computer kann daraus nicht automatisch Betrag, Steuersatz oder Rechnungsnummer herauslesen, ohne dass jemand die Daten manuell abtippt oder eine Texterkennung drüberlaufen lässt.

Eine echte E-Rechnung dagegen transportiert die Daten in einem strukturierten XML-Format. Ein Buchhaltungsprogramm kann sie direkt einlesen, prüfen und verbuchen – ganz ohne menschliches Zutun. Genau das macht sie im Sinne des Gesetzgebers zur E-Rechnung, denn sie erfüllt die europäische Norm EN 16931. Wie genau der Umstieg gelingt, erklären wir ausführlich im Beitrag: E-Invoicing einfach erklärt.

PDF-Rechnung

Für Menschen lesbar
Keine maschinenlesbaren Daten
Manuelle Erfassung nötig
Fehleranfällig bei Übertragung
Erfüllt EN 16931 nicht
Ab 2027/ 2028 im B2B nicht mehr zulässig

E-Rechnung

Maschinenlesbares XML
Automatische Verarbeitung
Weniger manuelle Fehler
Entspricht EN 16931
Gesetzlich vorgeschriebenes Format für B2B
z.B. ZUGFeRD, XRechnung

Der Unterschied ist also nicht die Frage „digital oder Papier“, sondern „lesbar für Menschen oder auch verarbeitbar für Maschinen“. Und genau hier kommen ZUGFeRD und XRechnung ins Spiel – zwei Formate, die diese Anforderung auf unterschiedliche Weise lösen.

ZUGFeRD: Die Rechnung, die beides kann

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist im Grunde ein cleverer Kompromiss: Es ist ein hybrides Format. Optisch bleibt es eine ganz normale PDF-Datei, die jeder Empfänger wie gewohnt öffnen und lesen kann. Im Hintergrund steckt in genau dieser Datei aber ein zusätzlicher XML-Datensatz, den Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann.

Für Unternehmen bedeutet das: Der Umstieg fühlt sich kaum anders an als vorher. Man verschickt weiterhin ein PDF – nur eben mit unsichtbarer Zusatzintelligenz im Gepäck. Seit Version 2.1.1 erfüllt ZUGFeRD vollständig die EN 16931 und gilt damit als rechtskonforme E-Rechnung. Gerade für Unternehmen mit individuellen Prozessen lohnt sich dabei ein Blick auf unseren Erfahrungsbericht E-Rechnungen in Softwarefirmen.

XRechnung: Schlank und strukturiert

XRechnung geht einen anderen Weg. Hier gibt es kein PDF-Layout mehr, sondern ausschließlich reines XML. Für Menschen ist die Datei ohne spezielle Viewer-Software oder ein passendes Programm gar nicht lesbar – dafür ist sie für Maschinen völlig eindeutig strukturiert. Entwickelt wurde XRechnung ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) und ist dort in Deutschland heute der verpflichtende Standard. Herausgegeben wird das Format von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Auch XRechnung erfüllt die EN 16931 und kann in zwei technischen Varianten vorliegen: UBL oder CII. Übertragen wird sie in der Praxis meist über das europäische PEPPOL-Netzwerk – wie das genau funktioniert, erklären wir im Beitrag Peppol-Access Point.

ZUGFeRD vs. XRechnung im direkten Vergleich

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Format	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML	Reines XML, kein PDF-Layout
Lesbarkeit	Mensch und Maschine	Nur mit Viewer-Software
Norm	EN 16931-konform (ab Version 2.0)	EN 16931-konform (UBK oder CII)
Haupteinsatzbereich	B2B / B2C, flexibel	Pflichtstandard für B2G
Herausgeber	FeRD	KoSIT
Größter Vorteil	Vertraute Optik, sanfter Umstieg	Schlank und eindeutig strukturiert

Welches Format passt zu wem?

Schickst du Rechnungen an Behörden, führt im Grunde kein Weg an XRechnung vorbei – es ist im öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Im normalen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen sind dagegen beide Formate zulässig, und hier entscheidet meist der eigene Workflow: Wer seinen Kunden weiterhin eine optisch vertraute Rechnung liefern möchte und trotzdem automatisierte Prozesse nutzen will, greift häufig zu ZUGFeRD. Kleinere und mittlere Unternehmen wählen es in der Praxis oft, weil der Umstieg von der klassischen PDF-Rechnung pragmatischer wirkt und Kunden nicht plötzlich mit einer für sie unlesbaren Datei überrascht werden.

Falls du überlegst, den Versand und Empfang komplett auszulagern statt selbst eine Lösung aufzubauen, lohnt sich außerdem ein Vergleich in unserem Beitrag: Eigener Peppol-Service vs. fertige E-Invoicing-API.

Die Fristen, die du im Kopf haben solltest

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern stufenweise:

Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden.
Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig vom Umsatz.

Bis zu den jeweiligen Stichtagen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen, etwa mit Zustimmung des Empfängers, noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versendet werden. Ob die Umstellung für dich eher Pflichtübung oder Chance ist, ordnen wir im Beitrag E-Rechnung: Pflicht, Chance oder Risiko? ein.

Fazit

Die klassische PDF-Rechnung war lange Zeit bequem, erfüllt aber die neuen gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. ZUGFeRD und XRechnung lösen dieses Problem auf unterschiedliche Art: ZUGFeRD als hybrides PDF mit unsichtbarem XML im Hintergrund, XRechnung als schlankes, rein maschinenlesbares Format für die öffentliche Hand. Wer sich jetzt frühzeitig mit beiden Formaten vertraut macht und die passende Software für Empfang, Prüfung und Archivierung einrichtet, ist für die kommenden Fristen 2027 und 2028 bestens gerüstet.

Du möchtest den kompletten Rechnungsprozess – vom Formatwechsel bis zur revisionssicheren Archivierung – nicht selbst stemmen? Auf unserer Lösungsseite E-Rechnung bei QITS zeigen wir, wie wir Empfang, Formatierung, Versand und Monitoring für dich übernehmen.